1.案卷及組成
專(zhuān)利申請案卷是專(zhuān)利申請在審批及其有效期間內逐步形成、并作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的各種文件的集合。
專(zhuān)利申請案卷是審批和作出各種結論的依據。它詳細、真實(shí)地表述了專(zhuān)利申請從產(chǎn)生、形成到消亡的整個(gè)過(guò)程。
專(zhuān)利申請案卷由案卷夾和各種文件組成，也可以由專(zhuān)利局規定的其他方式制成備份。
1.1 案卷夾
案卷夾用于保存文件，同時(shí)也用于記錄案卷的重要內容，因此案卷夾是案卷的一個(gè)重要組成部分。
當案卷夾遭到自然或人為的損壞需要更換新案卷夾時(shí)，應當將案卷夾上的全部記錄移至新案卷夾上，并將原案卷夾與案卷同時(shí)保存，不得隨意銷(xiāo)毀。
案卷夾設有二個(gè)文件裝訂條和二個(gè)文件袋。
第一裝訂條上裝訂申請人向專(zhuān)利局提出專(zhuān)利申請時(shí)首次遞交的各種文件（含專(zhuān)利申請文件和其他文件）、受理通知書(shū)和繳費通知書(shū)或費減審批通知書(shū)的正本。
第二裝訂條上裝訂提出專(zhuān)利申請之后產(chǎn)生的其他文件。
第一文件袋用于存放尚未處理或者尚未處理完畢的各種文件。
第二文件袋用于存放公報袋。公報袋內存放公開(kāi)或者授權文件。
案卷夾的封面、封二、封三和封底分別用于記載流程、費用、法律狀態(tài)等以及收、發(fā)文件名稱(chēng)。
1.2 文件
專(zhuān)利申請案卷中的文件主要來(lái)自下列四個(gè)方面：
(1)
申請人就一項發(fā)明創(chuàng )造向專(zhuān)利局提出一件專(zhuān)利申請要求獲得專(zhuān)利權時(shí)，依法提交的專(zhuān)利申請文件及其附件；
(2)
專(zhuān)利局在對專(zhuān)利申請文件進(jìn)行審查過(guò)程中，審查員作出的一系列決定和通知以及申請人應審查員要求作出的各種答復；
(3) 提出專(zhuān)利申請之后申請人主動(dòng)辦理各種手續時(shí)的文件及證明材料；
(4)
在專(zhuān)利審批和授權后專(zhuān)利權有效期間內，任何人依法對該專(zhuān)利申請或者專(zhuān)利提出的各種文件以及專(zhuān)利局、專(zhuān)利復審委員會(huì )、人民法院等部門(mén)對這些文件審理后產(chǎn)生的文件。
上述文件經(jīng)過(guò)處理、立卷、歸檔形成案卷的重要組成部分。
2.立卷規則
2.1 原則
立卷時(shí)應當遵守下列各原則。
(1)
真實(shí)原則。收集的內容應當是申請人、專(zhuān)利權人、利害關(guān)系人、審查員等在申請專(zhuān)利、專(zhuān)利申請的審批、授權后各個(gè)法律程序中產(chǎn)生的原始文件。這些文件不得隨意替換、刪除、補充和涂改。需要更正的應當作出更正決定，并說(shuō)明理由。
(2)
獨立原則。每一件專(zhuān)利申請建立一份獨立的案卷，以該專(zhuān)利申請的申請號作為該案卷的案卷號，該案卷號使用于案卷存在的全過(guò)程。
同一申請人對若干專(zhuān)利申請案卷辦理內容完全相同的手續時(shí)，應當分別對所有專(zhuān)利申請提出請求，這些文件將被歸入各自的案卷中。申請人不得使用“參見(jiàn)”的方式省略文件。對于專(zhuān)利申請集體進(jìn)行申請人名稱(chēng)變更或權利轉讓的，證明文件副本由專(zhuān)利局確認后，具有正本同等效力。
專(zhuān)利局向同一申請人的多件專(zhuān)利申請發(fā)出內容相同的通知或決定時(shí)，均應當對每一件專(zhuān)利申請發(fā)出通知或者決定，不得省略。
(3)
時(shí)間順序原則。當事人依法向專(zhuān)利局辦理各種手續時(shí)，專(zhuān)利局應當對提出的各種文件及時(shí)處理，并按時(shí)立卷歸檔；專(zhuān)利局審查員在審查過(guò)程中作出的各種通知或者決定也要按時(shí)立卷歸檔。
專(zhuān)利申請案卷按各文件處理時(shí)間的先后順序立卷。
2.2 記載
2.2.1 文件的記載
案卷內全部文件（包括收文和發(fā)文）應當按先后順序用阿拉伯數字連續編頁(yè)碼，并記載在案卷夾的相應欄目?jì)�。�?BR>
申請人提出專(zhuān)利申請時(shí)首次提交的各種文件和受理通知書(shū)按順序裝訂和編頁(yè)碼，并記錄在案卷夾的封三上。發(fā)明或實(shí)用新型專(zhuān)利申請的裝訂順序為：請求書(shū)、說(shuō)明書(shū)摘要、摘要附圖、權利要求書(shū)、說(shuō)明書(shū)、說(shuō)明書(shū)附圖；外觀(guān)設計專(zhuān)利申請的裝訂順序為：請求書(shū)、圖片或照片、簡(jiǎn)要說(shuō)明。
申請人提出專(zhuān)利申請后主動(dòng)提交的各種文件或應審查員要求提交的各種文件、以及任何人依法對該專(zhuān)利申請提出的各種文件都應當記載在案卷夾封四的收文欄內；審查員作出的各種通知或者決定應當記載在案卷夾封四的發(fā)文欄內。記載的內容包括文件名稱(chēng)、收發(fā)文日期和該文件所在的位置（頁(yè)碼）。
2.2.2
費用記載
收到各種費用時(shí)，應當將費用名稱(chēng)、繳費情況記錄在案卷夾封二上。辦理需要繳費的手續時(shí)，首先復核費用記錄情況，辦完手續后記錄作出該處理的日期。
2.2.3
法律狀態(tài)記載
專(zhuān)利申請的重要法律狀態(tài)，特別是結案狀態(tài)，應當記載在案卷夾封面和封三的相應欄目?jì)�。�?/P>
2.2.4 流程記載
專(zhuān)利申請案卷在專(zhuān)利審批程序中運轉情況，主要是進(jìn)入各程序的時(shí)間，應當記載在案卷夾封面的相應欄目?jì)�。�?/P>
2.2.5 其他記載
分類(lèi)號、所屬審查部門(mén)、各種標記（優(yōu)先權標記、實(shí)審請求標記、保密標記、減緩標記等），應當記載在案卷夾封面相應欄目?jì)�。�?/P>
2.3 記載方式
本章第2.2節中所稱(chēng)的記載應當由立卷歸檔人進(jìn)行。例如，申請人首次提交的文件由受理處立卷并記載；分類(lèi)號、申請所屬審查部門(mén)由分類(lèi)審查員或者實(shí)質(zhì)審查員記載；各種通知和決定由審查員或流程管理人員記載并歸檔；申請人提供的其他文件由流程管理人員記載并由各責任審查員或事務(wù)處理人員歸檔。
記載應當使用藍色或黑色圓珠筆或者鋼筆，不得使用鉛筆等易擦去字跡的工具來(lái)實(shí)現。
記錄有誤需要更正時(shí)，由經(jīng)辦人在更改處簽章，并使被更正的內容依然可見(jiàn)。
2.4 整理與分冊
審批程序結束時(shí)，應當對專(zhuān)利申請案卷進(jìn)行整理。
當案卷內文件總頁(yè)數超過(guò)150頁(yè)時(shí)，應當分冊保管。分冊時(shí)，應當考慮到文件的不可分割性，要在各分冊的封面作出明顯標記，并且還要在首冊上注明冊數（含首冊）。
3.法律效力
專(zhuān)利申請案卷是對專(zhuān)利審批、復審、無(wú)效等法律程序和涉及由權利歸屬糾紛的結果引起的相關(guān)程序的真實(shí)記錄。
申請人提出專(zhuān)利申請之后，在審批程序和其他程序中可能對申請文件進(jìn)行修改，這種修改可能導致公布的文本與原始文件不相一致。審查員對專(zhuān)利申請進(jìn)行審查時(shí)應當以原始文本為依據，對符合規定的修改給予考慮，并在授權文本中加以確認和公告。
4.查閱和復制
法21.2
專(zhuān)利局對公布前的發(fā)明專(zhuān)利申請、授權公告前的實(shí)用新型和外觀(guān)設計專(zhuān)利申請負有保密責任。在此期間，專(zhuān)利局除有關(guān)初審人員外，任何人不得查閱和復制專(zhuān)利申請案卷。申請人因未留原稿對審查意見(jiàn)書(shū)答復有困難的，書(shū)面請求復制原始文件，經(jīng)批準后可以辦理。
細則117.1
任何人均可向專(zhuān)利局請求查閱和復制公布后的發(fā)明專(zhuān)利申請案卷和授權后的實(shí)用新型和外觀(guān)設計專(zhuān)利申請案卷，經(jīng)專(zhuān)利局批準后按規定辦理。
4.1 允許查閱和復制的內容
(1)
對于已經(jīng)公布但尚未公告授予專(zhuān)利權的發(fā)明專(zhuān)利申請案卷，可以查閱和復制該專(zhuān)利申請案卷中直到公布日為止的有關(guān)內容，即：申請文件，與申請直接有關(guān)的手續文件，公布文件，以及在初步審查階段專(zhuān)利局向申請人發(fā)出的通知書(shū)和決定書(shū)、申請人對通知書(shū)的答復意見(jiàn)正文。
(2)
對于已經(jīng)公告授予專(zhuān)利權的專(zhuān)利申請案卷，可以查閱和復制的內容包括：申請文件，與申請直接有關(guān)的手續文件，發(fā)明專(zhuān)利申請公布文件，授權公告文件，以及在各已審結的審查程序（包括初步審查、實(shí)質(zhì)審查、復審和無(wú)效宣告審查等）中專(zhuān)利局向申請人或有關(guān)當事人發(fā)出的通知書(shū)和決定書(shū)的正文、申請人或有關(guān)當事人對通知書(shū)的答復意見(jiàn)正文。
(3)
對于處在復審程序、無(wú)效宣告審查程序之中尚未結案的專(zhuān)利申請案卷，因特殊情況需要查閱和復制的，經(jīng)有關(guān)方面同意后，可以依照（1）和（2）中的有關(guān)規定查閱和復制專(zhuān)利申請案卷中進(jìn)入當前審查程序以前的內容。
(4) 除上述內容之外，其他文件不得查閱。
4.2 查閱和復制程序
查閱和復制專(zhuān)利申請案卷中的文件，應當按照下列順序進(jìn)行：
(1)
請求人提出書(shū)面請求并繳納規定費用；
(2)
專(zhuān)利局工作人員在審核請求人出具的有關(guān)證明或證件后，到案卷所在部門(mén)提取案卷，依照本章第4.1節中的規定對案卷進(jìn)行整理，取出不允許查閱和復制的文件；
(3) 與請求人約定查閱時(shí)間并發(fā)出查閱通知書(shū)；
(4)
查閱人憑查閱通知書(shū)到指定地點(diǎn)查閱文件，對需要復制的文件進(jìn)行復制；
(5)
專(zhuān)利局工作人員對查閱完畢的專(zhuān)利申請案卷重新整理，并將請求閱檔的證明原件和證件復印件存入案卷后，將該案卷退回所在部門(mén)。
5.保存期限和銷(xiāo)毀
5.1 保存期限
已結案的專(zhuān)利申請案卷可分成：未授權結案（視為撤回、主動(dòng)撤回和駁回等）的案卷和授權后結案（視為放棄專(zhuān)利權、主動(dòng)放棄專(zhuān)利權、未繳年費失效、專(zhuān)利權期滿(mǎn)和專(zhuān)利權被宣告全部無(wú)效等）的案卷兩種。
細則117.2及.3
未授權結案的案卷的保存期為3年；授權后結案的案卷的保存期為5年。保存期自結案日起算。
有分案申請的原案案卷的保存期從最后結案案卷的結案日起算。
重要的專(zhuān)利申請案卷經(jīng)主管局長(cháng)批準后可不定期延長(cháng)保存期限。
5.2 銷(xiāo)毀
銷(xiāo)毀前通過(guò)計算機作出案卷銷(xiāo)毀清冊，該清冊記載被銷(xiāo)毀的案卷的案卷號、基本著(zhù)錄項目、銷(xiāo)毀日期。清冊經(jīng)主管局長(cháng)簽署銷(xiāo)毀命令后，由主管案卷部門(mén)實(shí)施銷(xiāo)毀工作。
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